چگونگی طراحی کدپستی :

طراحی سیستمهای کدینگ پستی که عموماً برای استفاده در یک شبکه پستی انتخاب میگردند ، باید بگونه‌ای خاص انجام پذیرد . این سیستمها در محدوده یک کشور اجرا میگردند تا بدین وسیله بستری هماهنگ در شبکه پستی ایجاد گردد . گستردگی محدوده اجرایی اینگونه سیستمها موجب گردیده تا طراحی یک سیستم کارآمد کدپستی دارای پیچدگیها و ویژگیهای خاصی باشد . طراحی ، پیاده سازی و استقرار سیستم در شبکه مستلزم صرف زمان و هزینه خواهد بود که نسبت مستقیم با انتظارات شبکه از سیستم کدینگ دارد .

سیستم کدهای پستی باید در رشد و ارتقاء یک سازمان پستی ، در مفهوم یک سازمان ( Organism ) ، تاثیرگذار باشد . بهمین دلیل ، طراحی یک سیستم کدینگ پستی که پیاده سازی آن تاثیر مناسبی بر مجموعه عملیات را بدنبال داشته باشد ، در اولین گام نیازمند انجام بررسیهای دقیق بر روی موضوعات ذیل است :

ـ شناسایی و تعیین اهداف اصلی سازمان پستی

ـ مطالعه ، جمع آوری و بررسی قوانین ملی و محلی مرتبط

ـ ترافیک پستی و اطلاعات آماری مربوطه

ـ اطلاعات جمعیتی و اطلاعات آماری مربوطه

ـ نقشه‌ها و اطلس‌های جغرافیایی

ـ اطلاعات اجتماعی

ـ اطلاعات شهری و روستایی

ـ تعیین دستگاههایی که در زمینه مفاهیم اصلی یک سیستم کدپستی تاثیر گذار خواهند بود .

ـ جمع آوری اطلاعات عمومی از تعاریف و شیوه‌های عملیاتی دیگر سازمانها

ـ وضعیت فضای انفورماتیکی در حال حاضر و وضعیت آن در آینده

انجام تحقیقات دقیق در خصوص مواردي نظير موارد فوق بستری از اطلاعات مرتبط را فراهم میکند . اما طراحی این سیستم نیازمند انجام تحقیقات تخصصی در خصوص چگونگی انجام عملیات پستی میباشد . هریک از مراحل عملیات پستی باید به دقت مورد بررسی قرارگیرند . شیوه‌های عملیاتی باید شناسایی شوند و بر این اساس باید طراحی ساختار و اجزاء کدپستی بگونه‌ای صورت پذیرد تا کدپستی به بهترین نحو ممکن در عملیات و شیوه‌های اجرایی بکارگرفته شود . از طرفی لازم است تا متغیرهای مرتبط با سیستم کدپستی تعیین و شناسایی گردند و نحوه تاثیر گذاری متقابل سیستم کدپستی و این متغیرها مورد بررسی قرار گیرد .

همچنین براساس وضعیت شبکه پستی باید مراحل پیاده سازی تعیین شود . تغییرات لازم در ساختار سازمانی مورد بررسی قرارگیرد . در صورت تشخیص ضرورت تغییر در روشهای اجرایی ، انعطاف پذیری روش یا روشها مورد بررسی قرار گیرند تا اثرات اعمال تغییرات در مرحله پياده سازي تحت کنترل و مدیریت باشند .

با توجه به آنکه اهداف مورد انتظار از سیستمهای کدینگ پستی در طول زمان از عوامل بیرونی و دورنی متاثر میگردند و هیچ سیستم کدینگی از مهندسی مجدد بی نیاز نمیباشد ، باید آینده نگری دقیقی برای اینگونه سیستمها صورت پذیرد و از همه مهمتر آنکه باید برنامه عملیاتی ویژه ای برای حفظ و نگهداری از سیستم کدپستی تدوین گردد .

با اتمام تحقیقات و مطالعات فوق و با تجمیع اطلاعات تخصصی و نیز اطلاعات جامع مرتبطی که بدین منظور جمع آوری گردیده اند ، میتوان اجزاء و ساختار سیستم کدینگ مورد نظر را با هدف تامین انتظارات شبکه ، تعیین نمود . تعاریف و خصوصیات اجزاء و ساختار کد در پایان این مرحله باید به شبکه معرفی گردند .

در آغاز مرحله بعدی باید سطح خاک کشور را با توجه به معیارهایی که بر اساس نتایج تحقیقات تعیین شده اند ، تقسیم بندی نمود و بدین وسیله محدوده های پستی مشخصی را ایجاد کرد . سپس مطابق با شیوه تعیین شده برای تولید کدپستی ، به هریک از این محدوده ها کد و یا کدهای لازم را اختصاص داد . خصوصیات و قالب فنداسیون یک شبکه پستی با توجه به این محدوده ها و تقسیم بندیهای آنها قابل طرح ریزی میباشد .

در حالیکه به نظر میرسد در پایان این مرحله سیستم کدینگ پستی ایجاد شده است ، باید این نکته را متذکر شد که پایان این مرحله به معنی آغاز دوره ای جدید برای سیستم کدپستی میباشد . در این دوره باید زمینه را برای بکارگیری کدپستی در مراحل و شیوه های عملیاتی آماده نمود و در طول مدت زمانی معین ، اقدامات و اصلاحات لازم را برای انجام عملیات پیاده سازی سیستم ، اعمال نمود .

همزمان با این اقدام باید با بکارگیری شیوه های نوین اطلاع رسانی ، انجام تبلیغات موثر و ... ( که بر اساس تحقیقات انجام شده تعیین میگردند ) ، کد پستی هر محدوده را به اعضاء آن محدوده اعلام نمود . ترغیب مشتریان به استفاده از کدپستی در مکاتبات نیز نیازمند اقداماتی مشابه خواهد بود .

مطلوبترین حالت برای استفاده از مزایای یک سیستم کدپستی زمانی خواهد بود که تمامی مرسولات دارای کدپستی باشند و مراحل مختلف عملیات پستی نیز بر اساس دسته بندیهای این سیستم صورت پذیرد .